Відповідно до статті 3 Закону України „Про правовий статус закордонних українців”, умовами надання особі статусу закордонного українця є:

1. українська самоідентифікація;
2. українське етнічне походження або походження з України. Відповідно до частини 2 статті 1 Закону України „Про правовий статус закордонних українців”, українське етнічне походження – це належність особи або її предків до української нації та визнання нею України батьківщиною свого етнічного походження;
3. письмове звернення щодо бажання мати статус закордонного українця;
4. досягнення особою 16-річного віку;
5. відсутність громадянства України.

Звертаємо увагу заявників, що, відповідно до частини 1 статті 2 Закону України „Про громадянство України”, громадянин України, який набув громадянство (підданство) іншої держави або держав, у правових відносинах з Україною визнається лише громадянином України. Таким чином, згадана категорія громадян юридично не підпадає під дію Закону України „Про правовий статус закордонних українців”.

Відповідно до Порядку оформлення і видачі посвідчення закордонного українця, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 17 листопада 2004 р. за № 1531, особа, яка виявила бажання набути статусу закордонного українця, подає письмову заяву за встановленою формою Міністерству закордонних справ України, за кордоном – дипломатичній установі України.

Заява про надання статусу закордонного українця подається до Генерального консульства України в Сан-Франциско заявником, який постійно проживає на території нашого консульського округу (штати: Айдахо, Аризона, Вайомінг, Вашингтон, Гаваї, Каліфорнія, Колорадо, Монтана, Невада, Нью-Мексико, Орегон, Юта), безпосередньо або надсилається поштою. У заяві у графі „країна постійного проживання” необхідно вказати повну адресу заявника, а також контактну інформацію: номер телефону або факсу, електронну адресу. До заяви про надання статусу закордонного українця додаються:

• паспортний документ або документ, що його замінює, та/або копія паспортного документа або документа, що його замінює;
  
  
• копії документів, які засвідчують українське етнічне походження або походження з України (свідоцтво або інші документи про народження особи або її родичів, документи, що підтверджують факт проживання особи на території України та у разі потреби інші документи). За роз'ясненням Державного комітету України у справах національностей та міграції, особа вважається походженням з України, якщо вона народилася та мала постійне місце проживання на території України;
  
  
• копія документа про переміну прізвища заявника, якщо прізвища у паспортному документі або документі, що його замінює, та у свідоцтві про народження різні;
  
  
• копія свідоцтва про народження заявника або інші документи, що засвідчують родинні стосунки заявника з родичами, які мають українське етнічне походження;
  
  
• у разі відсутності зазначених у п.2 документів письмові свідчення громадян України або закордонних українців (не менше ніж трьох осіб), які підтверджують українське етнічне походження або походження з України заявника;
  
  
• дві кольорові фотокартки розміром 30 х 40 міліметрів;
  
  
• квитанція про оплату заявником послуг, пов'язаних з оформленням і видачею посвідчення.
За інформацією Державного казначейства України (The State Treasury of Ukraine, 01014, Kyiv-14, Bastionna str. 6), на ім'я останнього у ВАТ „Укрексімбанк” м. Київ (THE STATE EXPORT-IMPORT BANK OF UKRAINE, SWIFT CODE: EXBSUAUX, GORKOGO STR. 127, KIEV, UKRAINE) відкрито мультивалютний рахунок № 2513101284489, на який, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України „Про затвердження Порядку оформлення і видачі посвідчення закордонного українця” від 17 листопада 2004 року № 1531, заявники повинні вносити плату за оформлення і видачу посвідчення закордонного українця у розмірі 10 доларів США (код валюти згідно з Класифікатором іноземних валют: 840/USD). При цьому слід мати на увазі, що заявники за власний рахунок сплачують банківську комісію за перерахування вказаної суми на рахунок Державного казначейства України.


• передплачений конверт із зворотною адресою, якщо документи надсилаються поштою.
  При надсиланні документів до Генерального консульства України в Сан-Франциско прохання використовувати тільки конверти Express Mail United States Postal Service, Priority Mail, First Class Mail.
  Генконсульство не приймає та не відправляє документи міжнародною поштою.
  Генконсульство не несе відповідальності за втрачені, зіпсовані, не вірно адресовані чи пізно доставлені поштові відправлення.

До документів може додаватися характеристика-клопотання громадської організації закордонних українців, членом якої є заявник.

Звертаємо увагу на те, що:

• документи (свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб тощо), видані американськими установами або установами інших країн, мають бути легалізовані або мати проставлений спеціальний штамп – апостиль;
• документи, виповнені іноземною мовою, повинні мати нотаріально засвідчений переклад українською мовою;
• копії усіх документів, що подаються, а також підписи на заявах повинні бути нотаріально засвідчені;
• неправильно оформлені документи не розглядаються і повертаються заявникам для доопрацювання.