General Information

Нотаріальне посвідчення документів

Загальні положення

Нотаріальне засвідчення документів у місцевих нотаріусів

Нотаріальне засвідчення документів у Генконсульстві

Ідентифікація особи

Тарифи консульського збору

Зразки документів

До уваги громадян України

З 22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі - Конвенція).

Згідно з положеннями Конвенції скасовується вимога легалізації документів для їх подальшого використання в державах-учасницях цієї Конвенції.

Конвенція поширюється на офіційні документи, у тому числі нотаріальні, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

На таких документах уповноваженим органом проставляється спеціальний штамп „Apostille” (далі - апостиль).
Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Даний порядок застосовується у відносинах між Україною та державами-учасницями Конвенції, окрім ФРН, яка відповідно до ст.12 Конвенції висловила заперечення проти приєднання України до Конвенції. Це означає, що відносно цієї країни та держав, які не є учасницями Конвенції, продовжує діяти вимога дотримання процедури консульської легалізації документів.

Конвенція не поширюється:

на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами;
на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Більш детальну інформацію про порядок засвідчення штампом "Apostille" документів, складених в США, Ви можете прочитати англійською мовою тут.

Нотаріальне посвідчення документів у місцевих нотаріусів

У разі проживання особи на значній відстані від Генерального консульства України необхідні нотаріальні дії можуть бути вчинені нотаріусом за місцем проживання.

У цьому разі документи можуть бути складені як українською, так і англійською мовою.

Документи, посвідчені або засвідчені місцевим нотаріусом, підлягають обов'язковому засвідченню апостилем.

Загальні положення

Нотаріальне оформлення документів (доручень, заяв, довідок тощо) громадянам України, а також громадянам інших держав, які проживають на території нашого консульського округу (штати: Айдахо, Аризона, Вайомінг, Вашингтон, Гаваї, Каліфорнія, Колорадо, Монтана, Невада, Нью-Мексико, Орегон, Юта), здійснюється в Генеральному консульстві України в м. Сан-Франциско лише за умови, що ці документи призначені для дії на території України.

Нотаріальне діловодство в Генконсульстві України в м. Сан-Франциско ведеться виключно українською мовою.

Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається статею 38 Закону про Нотаріат України та статею 44 Консульського Статуту України та іншими актами законодавства України .

Консул України посвідчує угоди, договори (крім договорів про відчуження і заставу житлових будинків, що знаходяться в Україні), заповіти, заяви, доручення; засвідчує вірність копій документів і виписок з них; засвідчує справжність підпису на документах; засвідчує вірність перекладу документів з однієї мови на іншу; посвідчує факт, що громадянин є в живих; посвідчує факт перебування громадянина в певному місці; посвідчує тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці; посвідчує час пред'явлення документів; приймає в депозит грошові суми і цінні папери; приймає на зберігання документи; вживає заходів до охорони спадкового майна; забезпечує докази; вчинює морські протести; вчинює виконавчі написи тощо.

Консул може вчинювати інші нотаріальні дії, передбачені законодавством України. Положення про порядок вчинення нотаріальних дій консулом затверджується Міністерством юстиції України і Міністерством закордонних справ України.

Просимо мати на увазі таке: легалізація чи нотаріальне посвідчення консульською посадовою особою документів, які мають комерційний чи фінансовий характер не означає дозволу на право здійснення підприємницької діяльності в Україні.

Нотаріальні дії вчинюються у приміщенні консульської установи України без попереднього запису на загальних підставах у години прийому відвідувачів з 9:15 до 12:00 (крім вихідних та святкових днів). В окремих випадках нотаріальні дії можуть бути вчинені поза зазначеною установою.

Нотаріальні дії вчинюються в день пред'явлення всіх необхідних для цього та підготовлених (надрукованих) відповідно до вимог закону документів, сплати консульського збору і відшкодування фактичних витрат. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Нотаріально посвідчувані угоди, а також доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчинює нотаріальні дії. Якщо угоду, доручення, заяву чи інший документ підписано за відсутності консула, то особа, яка підписала такий документ, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем.

Нотаріальне засвідчення підпису в Генеральному консульстві

Консул засвідчує доручення, заяви тощо від імені однієї або кількох осіб на ім'я однієї або двох осіб (за умови їхнього проживання за однією адресою). Для оформлення будь-якого типу доручення, заяви тощо громадянин(-ни) повинен(-нні) особисто відвідати консульську установу. При цьому необхідно:

а) подати письмову заявку українською мовою з даними, необхідними для складання відповідного документа:

прізвище, ім'я, по батькові заявника(-ків);

дата народження заявника(-ків);

адреса проживання заявника(-ків) в Україні та США (англійською мовою);

прізвище, ім'я, по батькові, дата народження особи(осіб), на ім'я якої(яких) складається документ;

адреса проживання в Україні особи(осіб), на ім'я якої(яких) складається документ;

короткий зміст самого документа;.

б) при відвідуванні консульства заявник(-и) обов'язково має(-ють) мати при собі дійсний закордонний паспорт.

Встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії

При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси та інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Встановлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії. При виконанні консульських формальностей і нотаріального засвідчення документів, консул повинний ідентифікувати фізичні і юридичні об'єкти на основі документів, представлених ними.

Особа громадянина України може бути встановлена консулом України на основі:

дійсного паспорта громадянина України для виїзду за кордон;

для неповнолітніх - проїзного документа дитини, або паспорта одного з батьків, до якого вони вписані.

Особа громадянина США може бути встановлена консулом України на основі:

американського паспорта;

посвідчення водія (Driver's license);

посвідчення особи з фотокарткою (Photo ID).

Особа без громадянства може бути встановлена консулом України на основі офіційних документів, виданих місцевою владою.

Правоздатність юридичної особи (установа, підприємство, організація) установлюється на основі установчих документів (статуту, установчого договору, для некомерційних організацій - загального положення), документів про реєстрацію. Консул також перевіряє повноваження представника юридичної особи на основі:

Наявності в нього службового посвідчення з фотокарткою, яке містить вказівку на те, що він є представником юридичної особи;

Нотаріально засвідчених виписок із протоколів про призначення посадових осіб, що мають повноваження підписувати документ від імені даної юридичної особи;

Доручення на здійснення відповідної юридичної дії.

ТАРИФИ КОНСУЛЬСЬКОГО ЗБОРУ

1	Посвідчення правочинів (договори, заповіти, довіреності та ін.), крім іпотечних договорів, договорів про відчуження та заставу житлових будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок, іншого нерухомого майна, що знаходиться в Україні:
а)	посвідчення договорів про відчуження транспортних засобів, інших самохідних машин і механізмів: дітям, другому з подружжя, батькам іншим особам	1 відсоток суми договору, не нижчої дійсної вартості транспортного засобу, іншої самохідної машини, механізму, але не менше 50 дол. США 5 відсотків суми договору, не нижчої дійсної вартості транспортного засобу, іншої самохідної машини, механізму, але не менше 400 дол. США
б)	посвідчення інших договорів, що підлягають оцінці	1 відсоток суми договору, але не менше 20 дол. США
в)	посвідчення договорів поділу майна, договорів поруки та інших угод, що не підлягають оцінці	50
г)	посвідчення довіреностей на право користування і розпорядження майном, крім транспортних засобів, інших самохідних машин і механізмів, та здійснення кредитних операцій: дітям, другому з подружжя, батькам іншим особам	40 60
ґ)	посвідчення довіреностей на право користування і розпорядження транспортними засобами: дітям, другому з подружжя, батькам іншим особам	40 60
д)	посвідчення загальних довіреностей на право користування майном, включаючи транспортні засоби	консульський збір визначається за ставками, передбаченими підпунктами “г” та “ґ”
е)	посвідчення інших довіреностей	50
є)	посвідчення заповітів	50
2	Ужиття заходів до охорони спадкового майна	150
3	Видача свідоцтва про право на спадщину	0,5 відсотка суми спадщини, але не менше 100 дол. США
4	Видача свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя	200
5	Засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них (за сторінку)	30
6	Засвідчення вірності кожного підпису на документах, у т.ч. підпису перекладача	30
7	Засвідчення справжності електронного цифрового підпису на електронних документах (за наявності технічної можливості роботи з електронними документами)	50
8	Засвідчення вірності перекладу документів з однієї мови на іншу (за сторінку) документів, пов’язаних зі смертю громадянина України	60 10
9	Посвідчення факту, що фізична особа є живою	30
10	Посвідчення факту перебування фізичної особи в певному місці	30
11	Посвідчення тотожності фізичної особи з особою, зображеною на фотокартці	30
12	Посвідчення часу пред’явлення документів	30
13	Прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів	0,5 відсотка загальної вартості за кожен місяць зберігання, що почався, але не менше 25 дол. США і не більше 200 дол. США
14	Прийняття на зберігання документа	50 за кожен місяць зберігання, що почався
15	Вчинення виконавчих написів	1 відсоток суми, що стягується, або 1 відсоток вартості майна, яке підлягає витребуванню, але не менше 15 дол. США і не більше 200 дол. США
16	Вчинення морських протестів	100
17	Видача довідки про вчинення нотаріальної дії та заповіту (крім видачі довідки на вимогу суду, господарського суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв’язку з кримінальними, цивільними або господарськими справами, що перебувають у їх провадженні)	20
18	Видача дубліката нотаріально посвідченого документа	30
19	Вчинення нотаріальної дії за межами закордонної дипломатичної установи України, за місцем надання послуги	у розмірі встановлених ставок за відповідні дії, (крім цього сплачуються витрати, пов’язані з виїздом за вчинення дії)
20	Вчинення іншої нотаріальної дії, передбаченої законодавством України	100
21	Надання послуг технічного характеру (складання проектів правочинів, заяв, виготовлення копій (фотокопій) документів чи виписок з них тощо)	10

Консульство приймає оплату лише у вигляді грошових переказів (money order) на відповідну суму, виписаних на "Consulate General of Ukraine in San Francisco" (інші види платежів і готівка не приймаються).

Зразки документів

Звертаємо увагу, що наведені зразки є лише прикладом оформлення юридичних документів і не мають загальнообов'язкового характеру. Форма та зміст документів може змінюватись залежно від юридичних та фактичних обставин справи.

Генконсульство не несе відповідальності за наслідки використання зазначених зразків.

Інформація, викладена в цій пам'ятці, може змінюватися без попереднього застереження.